팩스표지 양식파일 다운로드

사무업무에 있어 왠만한 문서는 이메일로 수발신하는 경우가 대부분이지만 경우에 따라 팩스로 문서발신이 필요한 경우들이 있다. 일부 거래처가 그렇고 관공서, 네이버와 Daum같은 포털사이트에 문의접수시 팩스발송을 요하는 경우도 있다. 

 

이런 팩스 수발신업무에서 꼭 필요한게 팩스표지다. 문서송신시 여러장의 문서를 발송하게 될텐데 표지가 없으면 수신자는 총 몇 장의 서류가 와야하는지, 누락된 서류가 있는건지 헷갈리기 마련이다. 정성들여 보낸 팩스가 담당자에게 온전히 전달될 확률이 낮아질 수 있단 얘기다. 

 

그래서 팩스 표지를 통해 본 서류의 부수와 제목, 수신자를 명확히 기록하는게 중요하다. 오늘은 팩스표지에 기입해야 할 주요항목들과 팩스표지 양식파일을 포스팅으로 첨부해본다. FAX수발신시 언급된 항목을 빠짐없이 기입한다면 업무과정에서 불필요한 시간낭비를 줄여보자

 

 

① 사명, BI로고 기입

 

받는 사람 입장에서 팩스의 발신처가 어딘지 한눈에 확인할 수 있는 가장 명확한 방법은 사명이다. 팩스표지에 당신의 회사 사명을 폰트 크기를 크게 키워서 기입하는게 좋다. 만약 회사에 BI가 있다면, 그림파일 JPG를 함께 붙여넣어도 좋다.

 

② 수신, 발신자기입

팩스를 보낸 이와 받는 이에 대한 명칭기입이 필요하다. 송신사측에서 제3자가 팩스를 수령한다 하여도 받는 이가 명확하게 적혀있다면 서류는 유실될 확률이 적다. 반대로 애매모호하게 업무 담당자, 책임자 등의 명칭을 지정해 팩스를 발송한다면 그 문서는 주인을 잃을 확률이 많아지니 주의하자.

 

③ 매수 기입

받는쪽에선 당신이 보낸 문서가 몇 장인지 알 길이 없다. 한 두장이 부족하게 발송되어도 받는 쪽에선 이상유무를 파악하지 못할 수도 있단 얘기다. 따라서 팩스 표지에는 이 문서가 총 몇 장으로 구성되어있는지 매수를 적어주는게 필수다. '표지포함 00매'라고 기입해주면 혼돈을 막을 수 있다.

 

④ 제목 명시

팩스를 보낸 목적에 대해 명확하게 적어야 한다. 거래명세서, 업무협조전, 발주요청서 등 당신이 FAX를 보낸 이유에 대해 짧지만 정확하게 기록하는 게 받는쪽에서 혼선이 덜하기 때문이다. 간단히 말해 헤드카피를 적어서 보내면 업무처리과정에서 오류가 적어진단 얘기다.

 

엑셀팩스표지(세로).xls

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팩스표지(가로).xls

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팩스발송에 있어 유의할 4가지 사항에 대해 명시해봤다. 언급된 요소들은 누구나 알고 있는 내용이지만 그렇기때문에 쉽게 간과하는 내용이기도 하다. 본 포스팅에 첨부된 팩스표지를 다운로드받고 언급한 내용을 빠짐없이 기록한다면 팩스업무가 한결 수월해질것이라 확신해본다:)