회의록 작성방법 확인하고 양식파일 다운받자.

우리나라 직장인들은 회의 한번에 40분 이상을 소비하고 일주일에 평균 1.8회 이상 회의에 참여한다고 한다. 협업이 필요한 복잡한 안건으로 회의가 열릴 수 있고, 굳이 자리를 함께 하지 않아도 될만한 비효율적 회의가 진행되기도 한다. 이러나 저러나 직장인이라면 회의라는 뫼비우스의 띠에서 벗어나지못한다 하겠는데, 이 과정에서 혹처럼 붙는 일이 회의록 작성이다. 회의에 참여 하는것도 부담인데 회의록까지 떠맡게 된다면 곤혹스런 일이 아닐 수 없다. 그렇다면 번거로운 일의 결정체라 할수 있는 이 회의록을 어떤 방법으로 작성하는게 좋을까? 오늘은 회의록 작성시, 주의할 사항과 함께 회의록양식파일 다운로드를 포스팅으로 함께 준비해봤다. 

①안건과 의제는 사전요청

회의가 소집되기 전 참석자를 대상으로 회의주제에 대한 안건을 미리 준비해도록 요청하는 일은 회의시간을 줄이는 기본적인 방법이다. 사전조사 또는 관련자료가 뒷받침되지 않은 회의를 소집하며, 브레인 스토밍을 진행하자는 사람들이 종종 있는데 이런 회의는 쓸만한 아이디어가 나올때까지 회의를 지지부진하게 만들 확률이 높다. 그리고 오늘은 이 쯤하고 다음번 회의를 통해, 좀 더 구체화하자는 의미없는 회의결과를 양산할 뿐이다. 회의록 또한 질소과자처럼 알맹이가 없는건 당연하다.

②지나친 상세사항 불필요

회의 주제와 연관된 사항을 요점대로 적으면 된다. 세부적인 업무의 뒷배경 등 불필요한 요소를 적어 회의록을 길어지게 만들 이유가 없다. 회의록은 물량 싸움이 아니며 회의를 통해 어떤 안건이 발의됐고 무엇으로 의견이 조율 되었는지, 그 결과값을 명시하는 게 목적임을 기억해야 한다. 사족은 회의록을 어지럽게 만들고 보고받는 상사에게 혼란을 가중할 뿐이다. 그래서 결론이 뭔데-가 되는거다

③개인시각과 감정은 자제

참석자간 의견교류 과정에서 대립이 발생할 수 있고 특정인의 발언에 동의할 수 없을 수 있다. 그러나 회의록은 내 생각을 담는 그릇이 아니다. 참여인 다수의 생각을 팩트에 기반에 정리하고, 최종 결론을 시각화하는 일이다. 내 생각뿐 아니라 상사 등 특정인의 감정 표현과 기류를 담아 왜곡된 회의록을 작성해선 안된다. 특정인의 발언에 무게를 더하거나 빼는 권한은 월권이 될 수 있다.

④주최자와 가까운 위치에

회의를 주최한 사람은 프로젝트의 중심에 있는 경우가 많다. 관련주제에 있어 자신의 의견을 가장 많이 얘기하고 참석자들의 발언에 피드백하며, 디벨롭하는 중추적 역할을 맡는 경우가 많다. 즉, 키플레이어인 주최자와 가까울수록 회의록 작성시, 진척속도가 빨라진단 얘기다. 회의록 기록과정에서 필요시 주최자의 의견을 즉시 수렴하고 적절히 반영할수 있어 회의록 작성시간을 줄일 수 있다.

⑤회의록작성 미루지 말기

내뱉어진 말을 글로 작성하는 일이 회의록이다. 때문에 아무리 기본개요를 종이에 기록해놔도 시간이 지날수록 기억은 희미해지고, 회의록 작성에 애를 먹게 된다. 가장 이상적인건 회의 중 즉각적으로 회의록을 작성하는 일이다. 회의 안건이 중대하다면 회의록 작성자 또한 참여에 집중해야 하기에 회의록을 실시간으로 작성할 수 없을 수 있는데, 그렇다해도 회의록 작성을 지나치게 뒤로 미루진 말자. 미룰수록 회의록에 붙들릴 시간이 더 길어질 뿐이다.

⑥가능한 상황이라면 PC로

노트북 지참이 가능한 상황이라면 회의시 들고 들어가는게 일을 줄이는 길이다. 볼펜으로 기록한 내용을 다시 엑셀이나 워드파일로 옮겨가는 일보단, 현장에서 즉시 타이핑하고 텍스트를 컨트롤 C+V 하는게 편집하기도 편리하고 시간도 적게 든다. 참석자들의 중복된 발언을 하나로 취합하고, 정리하기에도 PC에 입력한 텍스트로 작업하는게 훨씬 편리하다.

⑦참석자 이름과 서명공간

다수가 참석하는 회의록을 정리하는 건 담당자 1인의 몫이다. 왜곡되지 않게 기록을 정리하려고 노력한다해도 발언를 한 사람은 내 생각과 적힌 글이 사실과 다르다고 생각할 여지가 있다. 따라서 회의록 최종결재 절차를 밟기전에 주요 발언자들을 대상으로 이상유무를 확인하게 하고, 자신의 발언이 빠짐없이 기록되어 있다면 서명해달라 요구하는게 좋다. 이는 향후 관련업무 지속진행시 상호간의 불필요한 오해를 줄이는 방법 중 하나다.

<회의록 양식파일 다운로드 받기>

회의록(양식).xlsx

회의록_엑셀파일.xlsx

나는 회사에서 회의록을 작성하는 일이 빈번하다. 열거한 방법은 실제로 내가 해보고 실천하는 사항들로 회의록 작성시 알아두면 좋을 팁이라 생각한다. 특히 참석자 서명을 받는 일을 통해 내 생각과 발언자의 의중이 다름을 몇번 경험해보며 회의록작성에 더욱 신중을 기하게 되기도 했다. 평범한 직장인이라면 누구나 종종 작성하게 되는 회의록에 대한 유의사항, 그리고 회의록양식 엑셀파일을 첨부해 오늘 포스팅을 진행해봤다. 이 포스팅을 읽고 계신 직장인 동지에게 도움이 되길 빌며 마친다:)